¿Cómo enfocar el trabajo para ser más productivo?

CLAVES

El experto en el método Getting Thing Done habla de la importancia de organizar las actividades en una lista de objetivos como forma de tener la mente más libre para pensar en actividades más productivas

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Contestar mails, coordinar reuniones, cumplir con la fecha de entrega de un informe y recordar pagar las cuentas de la casa, puede resultar agobiante. Para el socio fundador de Educación para el Desarrollo Humano y Organizacional, y consultor asociado para The David Allen Company, José Caraball, “las personas se enfocan en lo que tienen pendiente, lo que no les permite enfocarse en cosas más productivas”.

Caraball, que será uno de los conferencistas que abrirá Marketers el próximo jueves 5 de junio, es experto en Getting Thing Done, un método de trabajo, creado por el estadounidense David Allen, que mejora la productividad personal. “Esta metodología busca manejar el enfoque en aquello que produce resultados, en lugar de lo que no lo produce”, explicó el consultor chileno.

El punto de partida, según el experto, es que como las personas no tienen bien manejado sus compromisos,  estos empiezan a “atrapar su enfoque”.
El método tiene tres pasos: primero se debe crear un “inventario completo” del trabajo “fuera de la mente”. Para Caraball, la gente tiende a memorizar las actividades que tiene que hacer, lo que no le permite tener la mente “libre” para hacer cosas productivas.

El segundo paso, según el chileno, es definir  qué se quiere lograr con cada una de las actividades. “La gente tiende a pensar  todos los pasos antes de empezar, pero eso solo consigue asustarlos ante la enormidad de la tarea”, aseguró Caraball. Por eso, el experto recomendó no pensar en la tarea como un todo sino en fragmentarla en pequeñas tareas que la hagan realizable.

Por último, quien utilice este método debe definir cuál es el primer paso para cumplir el objetivo, y poner esa información en un sistema que permita recordarlo en el momento adecuado.

“Si creo el hábito de poner las tareas que antes memorizaba en un sistema que puedo leer, lo que obtengo es una  mente libre para pensar lo que yo quiera”, opinó Caraball.
El experto chileno enseña este método en empresas como Mercedes Benz, Cisco Systems, Sony, Unilever, Nestlé, Lan, E&Y, PwC, Nokia, Mapfre, Banco Mundial y La Real Casa de Moneda de España, entre otras.

Productividad en la oficina
Para Caraball, la “sobrecarga”  de trabajo “impide que haya un buen ambiente”  en las empresas. “No saber manejar el trabajo y no cumplir con los compromisos, afecta mucho la sensación de confianza entre las personas y consigo mismas, porque empiezan a sentirse incapaces de manejar todo lo que la vida les trae”, dijo el experto chileno.
Para el consultor asociado de David Allen Company, aplicar esta metodología en la oficina permite aumentar la confianza de los trabajadores y tener un mejor sistema de seguimiento de objetivos.

Otra de las ventajas que el especialista destacó del Getting Things Done, es que “permite hacer una economía del esfuerzo”, es decir: conseguir el mejor resultado posible con el menor esfuerzo.  “Vivimos en una cultura del esfuerzo donde confundimos lo mucho que cuesta hacer algo con el valor que eso tiene, pero el cliente no compra esfuerzo compra resultados” explicó Caraball.

Consideró que la gente dedica un tiempo enorme en tomar decisiones, si tuvieran la cabeza más libre podrían decidir mejor y más rápido.

Para Caraball, este método es “imprescindible” para las personas que ocupan cargos de dirección en las empresas: “Quienes ocupan cargos de gerencia tienen la vida tan sobrecargada, que si no se  desconectan terminan pagando el precio con su propia salud o con su vida familiar”.

Uno de los principales problemas de las empresas, según el experto chileno, es que, al tratar de maximizar a las personas, “se le pasa la rosca”. Este es un problema que se intensifica en las multinacionales, en las que los gerentes medios “tienen tantos proyectos, reuniones y jefes en distintas partes del mundo a los que reportar, que no terminan sus actividades o las hacen con una calidad menor a lo que deberían.

Al organizar las actividades en una empresa, aplicar este método “da la posibilidad de pensar a futuro”. “Las empresas ya no ven lo que los clientes queremos en términos de dos o tres años, porque están demasiado ocupadas en los resultados del trimestre o el fin de mes”, apuntó.

http://www.elobservador.com.uy/noticia/279453/como-enfocar-el-trabajo-para-ser-mas-productivo/

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